Meenemen interne stakeholders

Circulair inkopen is geen opgave vanuit inkoop alleen, maar vraagt betrokkenheid van meerdere onderdelen van de organisatie. Daarom is het belangrijk om bij ieder inkooptraject de behoeften en belangen van de verschillende stakeholders goed te kennen. Immers: alleen wanneer hun behoeften worden vervuld en hun belangen worden gekend, zullen zij het ingekochte product op lange termijn ook circulair gaan gebruiken.

Maak daarom een overzicht van de verschillende interne stakeholders en hun belangen. Bepaal vervolgens op welke manier je met deze stakeholders wilt samenwerken tijdens het inkoopproces. Zorg ook voor het meenemen van de bestuurders. Zoek daarbij naar ambassadeurs hoog in de organisatie, die bereid zijn om andere interne stakeholders mee te nemen.

Opstellen interne stakeholderanalyse

Maak een stakeholderanalyse van de verschillende betrokkenen bij jouw inkooptraject. Stel daarvoor eerst een lijst op van de verschillende betrokkenen. Bepaal vervolgens per betrokkene wat zijn of haar belang is. Zoek naar belangen die mogelijk conflicteren, en probeer die belangen bij elkaar te brengen door heldere afspraken te maken. Op die manier hoeven de circulaire ambities niet te sneuvelen als gevolg van andere belangen. Hieronder zijn kort de algemene belangen van verschillende stakeholders in kaart gebracht.

Voorbeeld van verschillende interne stakeholders en hun belangen
Voorbeeld van verschillende interne stakeholders, en hun belangen

 

Samenwerken op verschillende manieren

Bepaal duidelijk op welke manier je met de verschillende interne stakeholders wilt samenwerken. Een manier om die betrokkenheid te bepalen, is om te kijken naar het belang dat een stakeholder heeft bij een goed resultaat, en de invloed die deze stakeholder heeft op het betreffende project of de betreffende productgroep. Op basis daarvan ontstaat een matrix, met vier verschillende manieren om samen te werken:

  • Tevreden houden van betrokkenen met veel invloed, maar een laag belang (voorbeeld: bestuurders). Dit kan bijvoorbeeld met enkele voortgangsrapportages.
  • Samenwerken met betrokkenen met veel invloed en een hoog belang (voorbeeld: projectleider). Dit kan bijvoorbeeld door hen te betrekken in een projectteam.
  • Informeren van betrokkenen met weinig invloed, maar een hoog belang (voorbeeld: eindgebruikers). Dit kan bijvoorbeeld met een nieuwsbrief, maar wellicht ook door betrokkenheid in de beoordeling (zoals een proefplaatsing bij meubilair of draagproef bij kleding).
  • Monitoren van betrokkenen met weinig invloed en een laag belang (voorbeeld: communicatie). Dit kan door hen te betrekken op specifieke momenten in het proces, waarbij zij goedkeuring geven op het deelaspect waar hun verantwoordelijkheid ligt.
Door het belang en de invloed van stakeholders te inventariseren, wordt duidelijk op welke manier je hen het beste kan betrekken. Bron: Johnson, Whittington & Scholes (2012) Fundamentals of Strategy
Door het belang en de invloed van stakeholders te inventariseren, wordt duidelijk op welke manier je hen het beste kan betrekken. Bron: Johnson, Whittington & Scholes (2012) Fundamentals of Strategy

Samenbrengen van belangen

In een circulaire economie wordt waarde gecreëerd door het sluiten van ketens. Hoe hoogwaardiger een keten gesloten wordt, hoe minder waarde er verloren gaat. Geen enkele marktpartij kan dat alleen (immers: niemand beheerst de gehele keten), maar ook geen enkele afdeling in de interne organisatie kan dat alleen.

Daarom is het belangrijk om verschillende belangen vanuit de interne organisatie samen te brengen. Daarvoor kan het nodig zijn om de uitgangspunten van verschillende afdelingen ter discussie te stellen. Drie voorbeelden:

  • Interne opdrachtgevers en klanten, die sturing op tijd en geld verschuiven naar sturing op ambities (waarbij tijd en budget randvoorwaardelijk zijn).
  • Financiële afdeling, die sturing op investeringskosten verschuift naar sturing op totale kosten over de gehele levensduur – en mogelijk andere waarden, zoals de gezondheid van medewerkers, meeneemt.
  • Juridische afdeling, die in een contract voldoende ruimte geeft aan doorontwikkeling op de gestelde duurzaamheidsambities.

Stel: een duurzaamheidsmanager wil een hoge duurzaamheidsimpact realiseren. De financieel controller wil dat inkopen tegen zo laag mogelijke kosten wordt gerealiseerd. Kies bijvoorbeeld voor een plafondbedrag of een vast bedrag inclusief onderhoud, waarbinnen marktpartijen maximaal worden uitgedaagd op de gestelde ambities. Op die manier is de controller gerustgesteld (hij weet vooraf waar hij qua uitgaven aan toe is), en de duurzaamheidsmanager krijgt de hoogst haalbare duurzaamheidsprestatie binnen dat kader.

Gevolgen van circulair inkopen voor interne organisatie

Circulair inkopen vraagt een andere aanpak dan een traditioneel inkoopproces. Het is belangrijk om de verschillende interne stakeholders zo vroeg mogelijk in het proces te betrekken. Denk bijvoorbeeld aan de eindgebruiker voor het bepalen van de échte behoefte, aan de jurist voor het borgen van de juiste prikkels in het contract of aan de financiële afdeling voor het rekenen op basis van de totale kosten over de hele levensduur (Total Cost of Ownership).

Het circulair inkopen van een product hoeft niet meer te kosten dan het 'normaal' inkopen van een product. Uitgangspunt daarbij is wel om te rekenen met de TCO. Hierbij is het belangrijk om te beseffen dat een circulair inkooptraject meer tijd kost in de voorbereiding, en daarmee mogelijk meer procesgeld van de kant van de opdrachtgever. 

Zorgen voor bestuurlijk draagvlak

Bestuurlijk draagvlak is belangrijk voor een succesvol circulair inkooptraject, vooral in publieke organisaties. Wanneer er in een inkooptraject andere stappen nodig zijn (zoals een dialoog met de markt) of andere besluiten genomen moeten worden (zoals een sterke weging van kwaliteit), helpt een bestuurlijke opdracht in het meenemen van de andere interne stakeholders. Een bestuurlijk ambassadeur, die zich persoonlijk inzet voor het succes van het project, blijkt in de praktijk vaak een belangrijke rol te hebben in het overtuigen van de betrokken afdelingen.

Aandachtspunten

  • Onderschat het belang van het meenemen van de interne organisatie niet! In de praktijk blijkt een gebrek aan intern draagvlak een van de grootste barrières voor een succesvol circulair inkooptraject.
  • Stel een interne stakeholderanalyse op, waarin je de belangen van de verschillende betrokkenen inzichtelijk maakt.
  • Bepaal voor jouw inkooptraject het gezamenlijke belang van de interne organisatie, dat door alle interne stakeholders wordt gedeeld.
  • Bepaal vooraf hoe je met de verschillende interne stakeholders wilt samenwerken: wie wil je bijvoorbeeld in je projectteam hebben, en wie wil alleen maar geïnformeerd worden over de voortgang?
  • Zoek naar een ambassadeur op voldoende hoog niveau in de organisatie, die jouw circulaire inkooptraject kan ondersteunen waar dat nodig is.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinfo

Suggesties en/of aanvullingen?