Kantoormeubilair

Bij kantoormeubilair spelen de volgende circulaire principes een rol:

• Circulair ontwerp: losmaakbaarheid en standaardisatie
• Circulair gebruik: hergebruik van componenten en materialen

Daarnaast liggen er kansen om circulaire verdienmodellen toe te passen: denk aan koop-terugkoop, huur of het afnemen van meubilair als dienst. Dit hangt mede af van je behoefte (structureel of tijdelijk), en van je type organisatie (privaat of publiek).

Bepaal voor je eigen organisatie welke aspecten relevant zijn op basis van je ambitie (waar wil je je op richten?) en je huidige situatie (welk meubilair heb je staan, en wat is de staat ervan?). Valideer dit eventueel in een marktconsultatie.

Dat de sector verder ontwikkeld is, betekent niet dat er een eenduidig beeld is van wat ‘circulair kantoormeubilair’ is. Welke circulaire principes het beste kunnen worden toegepast, hangt af van de startsituatie. Vier voorbeelden:

• Een organisatie heeft recentelijk nieuw meubilair ingekocht, maar moet het onderhoud inkopen. Leg hier de nadruk op levensduurverlenging van het bestaande meubilair, en bouw prikkels in om waardeverlies van dit meubilair te voorkomen.
• Een organisatie heeft een tijdelijke behoefte aan meubilair, vanwege verschuivingen in de huisvesting. Leg hier de nadruk op tijdelijkheid en retourname aan het einde van de gebruiksperiode.
• Een organisatie heeft behoefte aan nieuw meubilair, en heeft een bestaande voorraad met geschikte meubelstukken. Leg hier de nadruk op het inzetten van (delen van) de bestaande voorraad: hetzij als meubel, hetzij als onderdeel.
• Een organisatie heeft behoefte aan nieuw meubilair, en heeft geen of een sterk verouderde bestaande voorraad die niet meer voldoet aan de functionele eisen (bijv. Arbo) en lastig aanpasbaar is. Leg hier de nadruk op meubilair dat zo lang mogelijk inzetbaar en toepasbaar is, en kijk waar mogelijk naar hoogwaardige afzetkanalen voor het bestaande meubilair

Omdat een bureau of stoel een economische levensduur heeft van zo’n 7-15 jaar, is het mogelijk om afspraken te maken over het behoud van kwaliteit in de gebruiksfase. Kies bij een uitvraag naar kantoormeubilair niet alleen voor levering van meubilair, maar ook voor meerjarig onderhoud. Op die manier heeft een leverancier een prikkel om meubilair te leveren dat kwalitatief goed blijft functioneren. Ook worden de onderhoudskosten verlaagd doordat de partij die het meubilair geleverd heeft bij onderhoud weet wat er staat. Vraag daarom niet alleen om de aanschafkosten, maar om de totale kosten voor het gebruik (TCO) voor een bepaalde periode.

Vanwege de economische levensduur van zo’n 7-15 jaar is meubilair goed geschikt voor het maken van afspraken over retourwaarde. Kijk daarvoor naar mogelijkheden om de producentenverantwoordelijkheid te verlengen door bijvoorbeeld onderhoud in het contract mee te nemen en afspraken te maken over het einde van de gebruiksduur. Op die manier krijgt de leverancier een prikkel om het waardebehoud van de door hem geleverde producten te maximaliseren.