Kiezen procedure

Kies de procedure op basis van de waarde van de opdracht, het aantal aanbieders in de markt en de mate waarin je samenwerking tussen partijen wilt stimuleren. Publieke organisaties moeten zich daarbij houden aan de wettelijk bepaalde aanbestedingsprocedures; private organisaties hebben meer vrijheid. Ook als private partij kan je principes uit aanbestedingsprocedures toepassen bij het selecteren van partijen.

Om circulaire ambities te realiseren, is het stimuleren van samenwerking van belang: zowel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, als tussen opdrachtnemers in de keten. Stimuleer die samenwerking door onderlinge gesprekken centraal te stellen. Interactie tussen opdrachtgever en mogelijke opdrachtnemers om ambities te verduidelijken, maar ook interactie tussen opdrachtnemers om samen te werken aan innovatie. In gesprekken ontstaat immers vaak beter begrip dan via papieren documentatie. Bepaal de intensiteit van de interactie op basis van proportionaliteit: in hoeverre is de interactie proportioneel voor de vraag die je stelt?

Verschillende aanbestedingsprocedures

Er zijn verschillende aanbestedingsprocedures. Een overzicht van zes veelgebruikte procedures:

  • Meervoudig onderhandse procedure: een procedure met één fase. Geschikt voor kleine opgaven, die aan drie tot vijf partijen kunnen worden uitgevraagd. Hierbij is het mogelijk om een interne voorselectie te doen (bijvoorbeeld op ervaring met circulaire economie) om te komen tot de selectie van deze partijen. 
  • Openbare procedure: een procedure met één fase: een gunningsfase. Geschikt voor aanbestedingen met óf een klein aantal potentiële aanbieders, óf een korte beschikbare doorlooptijd.
  • Niet-openbare procedure: een procedure met twee fasen: een selectie- en gunningsfase. Geschikt voor aanbestedingen met veel potentiële aanbieders, waarbij er in de selectiefase kan worden geselecteerd op basis van visie van de organisatie.
  • Concurrentiegerichte dialoog: een niet-openbare procedure, waaraan een dialoog is toegevoegd tussen de selectie- en de gunningsfase. Deze dialoog biedt extra mogelijkheden voor verdieping van de opgave of de ambities.
  • Mededingingsprocedure met onderhandeling: een niet-openbare procedure, waarbij na gunning wordt onderhandeld met de winnende aanbieder om tot een betere aanbieding te komen.
  • Innovatiepartnerschap: een procedure waarbij een complex vraagstuk centraal staat, waarbij er slechts één of enkele partijen zijn met de expertise om dit te beantwoorden.

Rol van dialoog

Het toepassen van een dialoog in een aanbestedingsprocedure vergroot het begrip tussen de opdrachtgever en de marktpartijen. Een dialoog kan voor de opdrachtgever inzicht geven in de mogelijkheden van marktpartijen; voor een marktpartij kan dit helpen om de diepere behoefte van de opdrachtnemer inzichtelijk te krijgen.

Probeer altijd interactie te organiseren tussen de opdrachtgever en de marktpartijen, ook bij kleinere inkooptrajecten. Wanneer dialoogrondes te zwaar zijn, of niet kunnen (in het geval van een openbare procedure), kies dan voor een marktconsultatie vooraf of een informatiebijeenkomst bij de start van het inkoopproces. Het wederzijdse begrip dat hierdoor ontstaat helpt bij een beter verloop tijdens de rest van de procedure.

Aandachtspunten

  • Kies een procedure die proportioneel is bij het formaat van de opgave.
  • Neem altijd ruimte voor een dialoog met marktpartijen, zodat je partijen beter leert kennen en zij de mogelijkheid krijgen om je ambities te begrijpen.
  • Voorkom te hoge transactiekosten bij marktpartijen door een te intensieve procedure. Biedt bij grotere inkooptrajecten eventueel een vergoeding voor hun inspanning.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinformatie

Suggesties en/of aanvullingen?